Přerůstají vám firemní auta přes hlavu? Zaveďte přehledný systém!

Řídíte firmu a máte několik služebních vozidel nebo dodávek? Pak určitě víte, že jejich správa zabere spoustu času i energie. Od sledování nákladů na pohonné hmoty přes pravidelné servisní kontroly až po vedení knihy jízd – to vše vyžaduje systematický přístup. Ukážeme vám, jak získat nad svým vozovým parkem skutečnou kontrolu a proměnit chaos v přehledný systém.

Jaká práce je za správou vozového parku?

Správa vozového parku je provázaný systém řízení firemních aut – od jejich pořízení až po vyřazení. Zahrnuje veškeré činnosti spojené s provozem vozidel, jejich údržbou i administrativou. Pro vaši firmu představuje především možnost udržet si přehled o všech aspektech provozu svých vozidel a optimalizovat související náklady.

Proč se vyplatí mít ve vozovém parku systém?

Chaotické zapisování do excelových tabulek a hromady papírů jsou dávno překonané a většině lidí z nich hrůzou vstávají vlasy na hlavě. Moderní správa vozového parku vyžaduje odpovídající nástroje (tedy specializované softwary). Díky nim získáte například:

- okamžitý přehled o nákladech na každé vozidlo,

- automatické upozornění na končící technické kontroly či pojištění,

- efektivnější využití vozidel díky přesnému přehledu o jejich vytížení,

- snížení administrativní zátěže

- či upozornění na nadměrné opotřebení vozidel.

Co všechno musíte ohlídat?

Pro efektivní správu vozového parku je nutné mít pod kontrolou několik zásadních oblastí:

- seznam všech firemních aut včetně jejich technického stavu,

- plánování a evidenci pravidelných servisních prohlídek,

- sledování spotřeby pohonných hmot,

- správu pojištění a dalších dokumentů,

- přehled o využití jednotlivých vozidel,

- evidenci řidičů a jejich proškolení

- a monitoring nákladů na jednotlivá vozidla.

Podívejme se na hlavní body blíže:

1. Evidence a monitoring vozidel

Každé firemní auto potřebuje důslednou evidenci, která zahrnuje technické informace a informace o provozu. Specializované programy vám dnes přímo z kanceláře pomůžou sledovat pohyb vozidel v reálném čase, kontrolovat stav tachometru a hlídat termíny servisních prohlídek.

Třeba firma Ecofleet uvádí: „Firmě Rohlík Group jsme ušetřili 77 % původních nákladů na monitoring vozidel a s tím spojené sledování teplotního řetězce.“

2. Plánování a optimalizace tras

Správně nastavená správa vozového parku zohledňuje i pohyb vozidel a jejich efektivní využití. Opět zde oceníte software, který pomáhá optimalizovat trasy a snižovat spotřebu paliva, díky čemuž znatelně ušetříte.

Například využívání telematiky vede dle statistik ke snížení spotřeby paliva až o 10 %, což už je úspora, která stojí za řeč.

3. Kontrola nákladů a úspory

Kromě paliva je důležité sledovat výdaje za opravy, pojištění a další provozní náklady. S detailním přehledem zvládnete lépe plánovat rozpočet a snáze najít možnosti pro úspory – například sjednocením pojištění nebo výběrem levnějších dodavatelů servisních služeb.

4. Servis a údržba vozidel

Je jasné, že pravidelná kontrola technického stavu firemních aut minimalizuje riziko poruch a prodlužuje životnost vozidel. Systém správy vozidel za vás dokáže automaticky ohlídat termíny STK, pravidelných servisů či výměny pneumatik, takže nikdy nic nezanedbáte.

5. Sledování řidičů a jejich jízdy

Dnes se používají i systémy pro monitoring chování řidičů. Některé dokážou identifikovat například neekonomickou nebo nebezpečnou jízdu a nabídnout vhodná opatření pro zlepšení.

6. Digitalizace administrativy

Určitě nám dáte za pravdu, že ruční vedení papírových záznamů je zdlouhavé, špatně se předává a je náchylné k chybám. Oproti tomu digitalizovaná správa vozového parku zjednodušuje evidenci jízd i správu dokumentace a zajišťuje rychlý přístup k důležitým informacím.

Tip pro efektivnější správu: Jednoduchá a přehledná administrace vozidel vám pomůže šetřit čas i peníze. S využitím elektronické knihy jízd od firmy Ecofleet získáte automatizované zpracování dat, přehlednou evidenci a maximální kontrolu nad firemními auty.

7. Zvýšení bezpečnosti

Firemní auta jsou nejen důležitou součástí vašeho podnikání, ale také vaší odpovědností. Pokročilé systémy pro správu vozového parku pomáhají chránit vozidla před krádežemi, poskytují detailní analýzu provozu a dokážou upozornit na nebezpečné situace.

Pojďte změnám vstříc

Ať už řídíte tři dodávky nebo flotilu padesáti vozidel, systematický přístup vám ušetří čas, peníze i starosti (ano je to klišé, ale je to prostě tak). Díky moderním technologiím dnes zvládne efektivně spravovat firemní vozidla i menší firma bez specializovaného manažera. Stačí jen vykročit správným směrem a nebát se změny.

Zdroj obrázka: scharfsinn86 / stock.adobe.com

Štítky